Sistem Informasi Persediaan

Persediaan adalah aktiva perusahaan yang meliputi barang jadi yang tersedia untuk dijual kembali, barang dalam penyelesaian yang sedang diproduksi dan bahan serta perlengkapan yang digunakan dalam proses produksi.Persediaan yang terdapat dalam perusahaan dapat dibedakan menurut beberapa cara, dilihat dari fungsinya, dan dilihat dari jenis dan posisi barang dalam urutan pengerjaan produk.

1.      Dilihat dari fungsinya :

a.       Batch stock atau lot inventory

b.      Fluctuation stock

c.       Anticipation stock

2.      Dilihat dari jenis dan posisi produk dalam urutan pengerjaan produk :

a.       Persediaan bahan baku (raw material stock)

b.      Persediaan bagian produk atau parts yang dibeli (purchase parts/component stock).

c.       Persediaan bahan-bahan pembantu ataubarang-barang perlengkapan (supplierstock).

d.      Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses (work inprocess/progress stock)

e.       Persediaan barang jadi (finished goodsstock)

Pada dasarnya terdapat lima catatan yang paling penting dalam sistem persediaan :

1.      Permintaan untuk dibeli (purchase requisition)

2.      Laporan penerimaan (receiving report)

3.      Catatan persediaan (balances of stores record)

4.      Daftar permintaan bahan (material requisitionform)

5.      Perkiraan pengawasan (control accounting).

Sistem pencatatan persediaan yaitu :

1.      Periodic System, yaitu pada setiap akhir periodedilakukan perhitungan secara fisik dalam menentukan jumlah persediaan akhir.

2.      Perpetual System atau juga disebut BookInventories, yaitu setiap mutasi dari persediaansebagai akibat dari pembelian ataupun penjualan dicatat atau dilihat dalam kartu administrasi persediaannya.

Ada beberapa cara atau metode yang digunakan untuk menilai suatu persediaan, diantaranya dengan :

a.       first-in, first out (FIFO)

b.      rata-rata tertimbang (weighted average)

c.       last in, first-out (LIFO)

Pengendalian internal pada siklus pembelian meliputi:

1.          Pemisahan tugas. Individu-individu yang mengotorisasi, melaksanakan pembelian, dan mencatat transaksi adalah individu yang berbeda untuk menghindari terjadinya kecurangan.

2.          Menggunakan informasi dari kejadian lampau untuk mengontrol aktivitas pembelian

3.          Mengamati dari dekat semua kegiatan pembelian

4.          Dokumen-dokumen yang berurutan dan bernomor urut tercetak.

5.          Mencatat semua pihak yang bertanggung jawab atas proses yang terjadi

6.          Membatasi akses ke aset dan informasi perusahaan.

7.          Merekonsilidasi semua catatan dengan bukti fisik dari aset yang ada.

Elemen yang harus ada untuk mendukung pengendalian internal yang baik atas persediaan adalah :

1.      Pemilihan karyawan, pelatihan dan disiplin yang baik.

2.      Pengendalian yang ketat atas barang yang datang melalui sistem barcode.Pengendalian yang efektif atas semua barang yang keluar dari fasilitas.Pengendalian persediaan mencakup tindakanmempertahankan jumlah persediaan yang optimum,dimana jumlah persediaan sesuai dengan kebutuhan operasi perusahaan. Jumlah persediaan yang terlalu banyak akan menambah biaya dan modal kerja membeku di persediaan, sedangkan jumlah persediaan yang terlalu sedikit akan menghambat kelancaran produksi maupun distribusi dan mengakibatkan opportunity lost. Oleh karena tersebut terdapat sebuah metode untuk mempermudah pengendalian jumlah persediaan yang disebut Economic Order Quantity (EOQ).